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内部控制的实质是财会工作重心的前移:以经济合同为例

声明:本文由郭永清撰写,观点仅代表个人,文中部分图片来自于网络,感谢原作者。

我们在学习的过程中,都会看到类似“财会部门要做到对整个经济活动过程事先、事中和事后全过程的管理”这样的论述。但是,仔细想想,现实中绝大多数单位的财会部门好像只是单位的记账部门,很少能真正做到全过程管理。如果不能做到全过程管理,则朱镕基同志的“不做假账”的要求就很难实现——不做假账要求单位的经济活动过程和会计的记录保持一致,做到类似于纪实文学的程度。

为了提高会计信息的质量,财政部从2007年开始不断发布包括企业内部控制规范、行政事业单位内部控制规范等有关内部控制的文件。很多单位也在实施和执行这些文件,但是对内部控制的理解还不够透彻。内部控制的实质是:单位财会工作重心的前移,给整个单位树立做事情的规矩。

我给很多单位上课的时候,问学员非常简单的问题:你们单位的经济合同什么时候到财会部门?虽然没有做过精确的统计,但是大多数学员的回答都是:在付款的时候。如果合同在付款的时候交到财会部门,可以试想一下财会部门能够参与经济活动的过程管理吗?财会部门唯一能做的事情就是根据合同付款!因此,财会部门如果要管理好经济活动的过程,那么,经济合同就必须在签订之前经过财会部门的会签审批。财会部门从财经纪律和是否符合单位效率效果的角度对合同在签订之前要有一个判断和决策。在单位没有这个规矩和要求之前,其他部门在合同签订之后甚至付款之时将合同交到财会部门,财会部门也不能说其他部门的做法不对,因此,财会部门要做的事情是:明确经济合同的具体流程。如后面我所列出的经济合同的流程中的第四步骤——合同会签和审批,就明确了合同应该在签订之前交到财会部门。有了这样的规矩,以后财会部门和其他部门办事情就很简单了:一切按照规矩来。

经济合同管理业务流程

一、业务目标

1 管理目标

1.1规范单位经济行为,强化合同管理,防范法律风险,有效维护单位的合法权益。

1.2合同签订符合单位的效率和效果的要求。

2 合规目标

2.1合同订立符合相关法律、法规和单位合同管理制度的规定。

二、业务风险

1 管理风险

1.1合同内容不完整,影响合同履行,致使生产经营受到影响。

1.2合同权利义务约定不明确,存在或然风险。

1.3合同条款不完善,出现加重单位责任或排除单位权利的情形,不利于单位合法权益的保护。

1.4合同的签订不符合单位管理效率和效果的要求,比如签订不需要的物资采购合同。

2 合规风险

2.1违反相关法律、法规,导致合同不能成立、无效或被撤销。

2.2违反相关法律法规、侵害社会公共利益,受到行政或司法惩处。

2.3违反股份单位章程和相关内部管理制度,合同不能通过内部批准,影响生产经营。

三、业务流程步骤与控制点

1 合同依据

1.1合同主办部门应在本部门职责范围和权限内根据单位经济活动计划订立合同。经济活动计划包括但不限于物资采购计划、资产维修计划等。

2 资信调查

2.1合同主办部门应当审查(或者配合内部资信管理部门审查)拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力等,进行综合分析论证,合理选择签约对象,必要时可提请相关部门予以协助。

3 文本选择

3.1签订合同时,应首选使用法律事务部颁布的合同示范文本;其次,使用对方在法律事务部颁布的合同示范文本基础上修改形成的合同文本;再次,使用双方共同拟订的文本;第四,使用对方合同文本。

4 合同会签及审批

4.1合同主办部门根据合同的性质、种类、关联程度等确定合同会签部门,会签部门一般包括财会部门、业务关联部门、计划部门、法律事务部门等。

4.2合同会签的表现形式为《合同会签审批表》。各会签部门根据职责分工对相关条款进行审查,在《合同会签审批表》上发表会签意见。下属单位可采取业务信息管理系统等电子形式,进行合同审批工作,其审批流程设计应满足本合同会签流程的要求。

会签部门有不同意见的,合同主办部门应主动与会签单位协商,取得一致意见;无法取得一致意见的,列出各方的理据,按规定权限报批。

4.3履行完会签程序的合同,按规定权限审批。

5 文本审核

合同签署前,文本必须经过合同管理员审核。

5.1下列合同文本由合同主办部门兼职合同管理员审核:(1)使用法律事务部颁布的合同示范文本签订合同的;(2)使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做非实质性修改的文本签订合同的。该审核应该在合同会签前完成。

5.2下列合同文本由法律事务部门专职合同管理员审核:(1)使用在法律事务部颁布的合同示范文本上做实质性修改的文本签订合同的;(2)双方共同拟订的文本;(3)使用对方合同文本签订合同的。该审核前,合同文本必须经过其他相关部门会签。

5.3法律事务部门专职合同管理员以出具法律意见书作为表达修改意见的形式,法律意见书由法律事务部门负责人签发。

6 合同编号

6.1合同文本经过法律审核后,合同主办部门的兼职合同管理员应当在合同签署前按照《####单位合同事务管理办法》有关规定对合同进行编号。由法律事务部门的专职合同管理员审查的合同应由专职合同管理员登记编号。

7 合同签署

7.1除法定代表人外,签约人应当持有授权委托书,在授权委托范围内签订合同。签约人在没有获得授权委托书前,不得对外签订合同。

7.2授权签约人应按照《####单位授权委托管理办法》相关规定办理授权委托手续,未经授权人批准不得转委托。

8 合同盖章

8.1合同签署后,合同主办部门应当按照《####单位合同事务管理办法》有关规定申请加盖合同专用章。盖章时,合同主办部门须同时出示《合同会签审批表》和相应授权委托书。

8.2除单位高级管理人员所签署的合同可以加盖行政印章并到法律事务部备案登记外,一律使用合同专用章。合同超过一页的应加盖骑缝章。

8.3合同专用章由法律事务部门统一管理和使用。合同经编号、会签、审批及授权签约人签署后,方可加盖合同专用章,并建立合同专用章使用登记本。合同专用章使用后,应当立即收回并妥善保管。

9 合同履行

9.1合同履行过程中发生对方违约、履行不能等异常情况时,合同主办部门应及时通知法律事务部门并积极配合专职合同管理员处理。

9.2合同履行过程中发生合同纠纷的,参照单位《####单位法律纠纷管理暂行办法》及其实施细则处理。

10 合同终结

10.1合同履行完毕后,合同主办单位应向专、兼职合同管理员申请办理销号手续,实行合同全过程的闭环管理。

11 合同台账和报表

11.1合同主办部门及法律事务部门均应建立合同管理台账。

合同管理台账的主要内容应该包括:合同编号、合同名称、标的名称、合同类别、合同金额、履行期限、我方承办单位、我方签约代表、对方名称、对方签约代表、合同文本份数、招标议标及谈判情况、合同审查情况、签订日期、签订地点、履行情况、终结情况、备注等。

11.2下属单位每年一月底前将上年度的合同报表上报法律事务部。

12 例外

12.1合同主办部门签订重大合同的,按《####单位合同管理实施细则》报单位主管部门按规定程序办理。

13 合同检查

13.1下属单位应当建立合同监督检查制度。下属单位应在每年一季度组织一次对上年度的内部自查,并对检查中发现的问题进行整改。自查结果和整改情况应当形成书面报告在检查结束后十五个工作日内上报法律事务部。法律事务部根据需要对部分单位进行抽查。

四、相关制度目录(制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号)

1.关于印发《####单位合同管理办法》和《####单位法律纠纷管理暂行办法》的通知(####单位[2002]298号)

2.关于印发《####单位合同管理实施细则》和《####单位授权委托管理办法》的通知(####单位[2003]419号) 

3.关于印发《####单位合同管理员管理办法》和《####单位合同事务管理办法》的通知(####单位合[2004]10号)

4.《常用合同示范文本(2015年版)》(####单位〔2015〕11号)



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